Hinweisgeberschutzgesetz

Zum 02.07.2023 ist das neue „Hinweisgeberschutzgesetz“, kurz HinSchG, in Kraft getreten. Dieses Gesetz, auch bekannt als Whistleblower-Schutzgesetz, wurde mit dem Ziel verabschiedet, Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber vor Repressalien zu schützen, wenn sie Missstände in Unternehmen offenlegen.
Die SAT Anlagentechnik GmbH hat bezüglich dieser gesetzlichen Verpflichtung ein Hinweisgebersystem eingerichtet, das allen Beschäftigten, Geschäftspartnern und Kunden die Möglichkeit bietet, vertraulich und ggf. anonym Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße oder sonstige schädigende Handlungen zu melden.

Welche Verstöße können gemeldet werden?

Vom Anwendungsbereich des Gesetzes umfasst sind Mitteilungen von Informationen an sogenannte Meldestellen (Meldungen) und das Zugänglichmachen von Informationen über Verstöße gegenüber der Öffentlichkeit (Offenlegung) über:

• strafbewehrte Verstöße,
• bußgeldbewehrte Verstöße, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient,
• sonstige Verstöße gegen Bundes- und landesrechtliche sowie EU-Verordnungen unter anderem:
  • zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismus,
  • mit Vorgaben zur Produktsicherheit und -konformität,
  • mit Vorgaben zum Umweltschutz,
  • zur Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit,
  • zur Regelung der Verbraucherrechte und des Verbraucherschutzes,
  • zum Schutz personenbezogener Daten im Anwendungsbereich der DSGVO,
  • zur Regelung der Rechte von Aktionären von Aktiengesellschaften,
  • zur Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse nach § 316a S. 2 HGB,
  • zur Rechnungslegung, einschließlich der Buchführung kapitalmarktorientierter Unternehmen, im Sinne des § 264d HGB,
• Verstöße gegen für Körperschaften und Personenhandelsgesellschaften geltende steuerliche Rechtsnormen,
• Verstöße in Form von Vereinbarungen, die auf die Schaffung eines steuerlichen Vorteils abzielen, der „dem Ziel oder dem Zweck des für Körperschaften und Personenhandelsgesellschaften geltenden Steuerrechts zuwiderläuft“.

Welche Meldestellen sind vorhanden?

Sie haben die Möglichkeit, Informationen über Verstöße schriftlich (über das Portal) und telefonisch mitzuteilen. Anonyme Meldungen sind möglich.

Meldeportal:
www.sat.hinweis.de

Ausführliche Hinweise zum Datenschutz finden Sie auf der Website des Portals.

Telefonisch:
Sie haben die Möglichkeit, uns ihr Anliegen auch telefonisch zu übermitteln.

Unseren Sprachkanal erreichen Sie unter
0431 301400603

Die Nachrichten werden automatisch in unser Hinweisportal eingetragen.
Die interne Meldestelle wird Ihren Hinweis innerhalb von sieben Tagen bestätigen. Bei einer Zustellung an Wochenenden, Sonn- und Feiertagen gilt die Meldung am nächstfolgenden Werktag als eingegangen. Innerhalb von drei Monaten wird die interne Meldestelle Sie über die ergriffenen Maßnahmen informieren, beispielsweise über die Einleitung interner Untersuchungen, die Weiterleitung der Meldung an eine zuständige Strafverfolgungsbehörde, mögliche Maßnahmen zur Behebung des Problems, das Abschließen des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen.

Externe Meldestelle:
Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

Wie ist das generelle Verfahren im Rahmen der Meldung?

• Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person spätestens nach sieben Tagen;
• Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 HinSchG fällt;
• Kontakt mit der hinweisgebenden Person halten, ggf. um weitere Information ersuchen;
• Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung prüfen;
• angemessene Folgemaßnahmen ergreifen;
• Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung;
• die Rückmeldung soll die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese enthalten, sofern dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden;
• die Hinweise sind unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes zu dokumentieren. Diese Dokumentation ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen, sofern es zur Bearbeitung des Hinweises oder nach anderen Rechtsvorschriften erforderlich und verhältnismäßig ist, die Dokumentation noch länger zu speichern.

Wie werden meine Daten geschützt?

Die interne Meldestelle verarbeitet personenbezogene Daten – einschließlich deren Austausch oder Übermittlung – im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 und der Richtlinie (EU) 2016/680 sowie mit nationalem Datenschutzrecht. Auf § 10 HinSchG wird ausdrücklich verwiesen.

Die interne Meldestelle behandelt die Identität der hinweisgebenden Person vertraulich. Die Identität der hinweisgebenden Person darf ohne deren ausdrückliche Zustimmung ausschließlich den mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.

Die Identität darf nur dann preisgegeben werden, wenn ein Ausnahmetatbestand im Sinne des § 9 HinSchG gegeben ist. Eine Offenbarung der Identität des Hinweisgebers ist damit nicht gänzlich ausgeschlossen (vgl. Art. 13ff. Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO).
Die hinweisgebende Person ist zu unterrichten, bevor ihre Identität offenbart wird, es sei denn, diese Unterrichtung würde die entsprechenden Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährden.
Im Rahmen der Unterrichtung wird der hinweisgebenden Person eine schriftliche Darlegung der Gründe für die Weitergabe der betreffenden vertraulichen Daten übermittelt.

Die interne Meldestelle schützt in gleicher Weise die Identität Dritter, die in den Meldungen erwähnt werden, sowie die Identität betroffener Personen. Informationen über Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen nur in den Fällen des § 9 Abs. 4 HinSchG an die jeweils zuständige Stelle weitergeleitet werden.

Die interne Meldestelle gewährleistet durch entsprechende organisatorische, räumliche und technische Maßnahmen, dass ein Zugriff Dritter auf Akten und Dokumente der Meldestelle nicht möglich ist.